Wie erstelle ich eine Privatrechnung?

Schritt 0: Neuen Einsatz erstellen (optional)

• Öffnen Sie (1) die Registerkarte Prozessübersicht.

• Gehen Sie in die Phase Trapo zuordnen auf den Status rot (2).

• Falls die Fahrt, zu der Sie eine Rechnung erstellen möchten, noch nicht in der Fahrtentabelle der Phase Trapo zuordnen auftaucht, legen Sie diese bitte dort über (3) den Knopf "Neuer Einsatz" an. Beachten Sie bitte, dass nur bestimmte Rollen das Recht dazu haben.

Folgende Eingabefelder sind Pflichtfelder:

• Die Einsatznummer

• Das Datum der Fahrt (mithilfe eines Date-Pickers)

• Das Geschäftsfeld (mittels eines Dropdown-Menüs)

Die Angabe einer Wache ist optional.
Damit Ihre Eingaben als valide gelten, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Das Datum darf nicht weiter als 5 Jahre in der Vergangenheit liegen.

• Das Datum darf nicht weiter als 1 Jahr in der Zukunft liegen.

• Die Jahreszahl des Datums muss dem Anfang der Einsatznummer entsprechen.

• Die Einsatznummer muss aus 6 bis 14 Zeichen bestehen (ohne den automatisch gesetzen |).

• Bis auf das erste Zeichen hinter | müssen alle Zeichen Ziffern sein. Dieses darf auch ein Buchstabe sein.

Sind alle Eingaben valide, können Sie diese mit einem Klick auf den Bestätigungsknopf () einloggen. Die Fahrt wird daraufhin erstellt und der Dialog schließt sich. Der Dialog bleibt geöffnet, wenn Sie stattdessen auf die rechts daneben liegende Schaltfläche "Weiteren Einsatz erstellen" klicken.

Schritt 1: Fahrt auswählen

• Stellen Sie (1) den globalen Datumsfilter in der Toolbar so ein, dass er die abzurechnende Fahrt auf jeden Fall enthält.

• Öffnen Sie (2) die Registerkarte Prozessübersicht.

• Gehen Sie in (3) die Phase Trapo zuordnen auf den Status rot.

• Wenn Sie Probleme haben, die gesuchte Fahrt zu finden, können Sie die üblichen Suchstrategien bemühen oder die Tabellenansicht auf (4) die Patienten-Variante () umstellen und den Patienten der Fahrt auswählen. Dadurch wird die Fahrtentabelle auf seine Fahrten reduziert.

Schritt 2: Trapo zuordnen

• Öffnen Sie (1) die Registerkarte Trapo-Upload.

• Laden Sie (2) dort den Trapo hoch.

• Geben Sie (3) im Eingabefeld oben links die ELSID der Fahrt ein.

• Überprüfen und ergänzen Sie (4) die automatisch befüllten Informationen.

Schritt 3: Prüfung abarbeiten

• Gibt es noch fehlende Daten oder Ungereimtheiten in den Daten, dann befindet sich die Fahrt nun in (1) der Phase Trapo zuordnen im Status orange oder in (2) der Phase Prüfung.

• Arbeiten Sie diese Status nacheinander ab, bis sich keine Fahrten mehr darin befinden.

• Gibt es keine derartigen Probleme, geht die Fahrt direkt in (3) die Phase Rechnung erstellen in den Status orange über und wird in Schritt 4 weiterverarbeitet.

• Wählen Sie eine Fahrt aus, so werden Ihnen alle Gründe, die ein Voranschreiten der Fahrt in den Phasen verhindern, in (4) der Fußleiste der Fahrtentabelle angezeigt. Alternativ finden Sie diese auch, indem Sie in der Detailansicht auf (5) Auffälligkeiten klicken. In der Tabelle dort in der (6) Zeile "Prüfung" sind alle Auffälligkeiten noch einmal mit etwas mehr Platz aufgelistet.

• Hat eine Fahrt (7) den Status "Daten auffällig" (befindet sich also in (8) der Phase Prüfung im Status orange) und sind die verbliebenen aufgelisteten Auffälligkeiten tatsächlich korrekt (z. B. das Alter ist wirklich über 100), so können Sie die Fahrt mit einem Klick auf (9) den Button "Geprüft" an der Fahrtentabelle in die (3) Phase Rechnung erstellen in den Status orange überführen.

Schritt 4: Rechnung erstellen

• Gehen Sie in die (1) Phase Rechnung erstellen auf den Status orange.

• Bitte beachten Sie, dass die Rechnungen zu allen Fahrten erstellt werden, auf welche die Fahrtentabelle momentan gefiltert ist, wenn Sie in der Tabellenansicht auf (2) den Knopf "Erzeugen" klicken.

• Wenn Sie das nicht möchten, verfeinern Sie bitte zuvor die Filterung wie hier beschrieben. Wenn Sie nur die Rechnung für eine einzige Fahrt erstellen wollen, können Sie beispielsweise auf (3) deren ELSID filtern.

Schritt 5: Rechnung verifizieren (optional)

Um zu überprüfen, ob die Rechnung Ihren Vorstellungen entspricht, gehen Sie in der Phase Rechnung anordnen auf (1) den Status orange. Anschließend können Sie die Rechnung an folgenden Stellen überprüfen:

• Wählen Sie die Fahrt wieder in (2) der Tabellenansicht in der Variante Fahrt () aus. Gehen Sie in der Detailansicht auf die Registerkarten (3) Patient und (4) Rechnung. Gleichen Sie dort die dort hinterlegten Daten mit Ihren Erwartungen ab.

• Klicken Sie in der Tabellenansicht auf (5) den Knopf "Rechnung anzeigen", um sich (6) das fertige Rechnungsdokument anzuschauen.

Schritt 6: Rechnung anordnen

• Gehen Sie in (1) die Phase Rechnung anordnen auf den Status orange und wechseln Sie die Tabellenansicht auf (2) die Variante Postausgangsbuch ().

• Falls die Sendungsart vom eingestellten Standard abweichen soll, können Sie das hier in (3) der Spalte "Sendungsart" anpassen.

• Bitte beachten Sie, dass die Rechnungen zu allen Dokumenten angeordnet werden, auf die die Postausgangsbuchtabelle momentan gefiltert ist, wenn Sie in der Tabellenansicht auf (4) den Knopf "Alle anordnen" klicken.

• Wenn Sie das nicht möchten, verfeinern Sie bitte zuvor die Filterung wie hier beschrieben. Wenn Sie nur eine einzige Rechnung anordnen wollen, können Sie beispielsweise auf (5) deren Rechnungsnr filtern. Diese finden Sie zum Beispiel in der Detailansicht im Register Rechnung in der Rechnungstabelle in der Spalte Rechnungsnr.

Schritt 7: Zahlung überwachen

Gehen Sie in der Phase Zahlung überwachen auf den Status orange.

Die Fahrt verbleibt in diesem Status bis

• es zu einer Rückmeldung von ihrem Buchhaltungssystem kommt, in der Regel über den Erhalt des Zahlungseingangs.

• Fristen verstreichen. Hier müssen Sie in der Regel mit einer Mahnung reagieren. Lesen Sie mehr dazu unter "Wie mahne ich?"

• die Rechnung storniert wurde.

• eine andere manuelle Statusänderung vorgenommen wurde, wie z. B. das Setzen auf "uneinbringlich".