Mahnvorlagen
In den Mahnvorlagen können Sie Ihre verschiedenen Mahnungen sowie die Vorlagen Ihrer Mahnstufen verwalten.
Mahnungstabelle
Ihnen wird zunächst die vollständige Tabelle Ihrer Mahnungen angezeigt. Jede Zeile entspricht dabei einer vollständigen Mahnungskonfiguration, also der Gesamtmenge aller Mahnstufen eines Mahnprozesses.
Aktionen
An der Mahnungstabelle stehen folgende Aktionen zur Verfügung.
Name | Icon | Verfügbar | Beschreibung |
|---|---|---|---|
Neuer Eintrag |
| immer | Der Mahnungstabelle wird eine neue Zeile hinzugefügt und die Bearbeitung der Zelle in der Spalte "Name" wird aktiviert, damit Sie Ihre neue Mahnungskonfiguration direkt benennen können. |
Löschen |
| es muss eine Mahnung ausgewählt sein | Die ausgewählten Mahnungskonfigurationen und die dazu gehörenden Mahnstufen werden aus der Tabelle gelöscht. |
CSV-Export |
| immer | Die Daten der aktuellen Mahnungstabelle werden als Datei im CSV-Format heruntergeladen. |
Duplizieren |
| es muss eine Mahnung ausgewählt sein | Der Mahnungstabelle wird eine neue Zeile hinzugefügt. Deren Inhalt entspricht in den beiden Spalten "Name" und "Anzahl Mahnstufen" der ursprünglichen Zeile. Die Werte in den Spalten "Rechnungstemplates" und "Geschäftsfeld" sind jedoch leer, da hier eine Eindeutigkeit gewährleistet sein muss. Die dazu gehörenden Mahnstufen werden ebenfalls dupliziert. |
Mahnprüflauf durchführen |
| immer | Aktualisiert den Rechnungsstatus und die Mahnungen aller Fahrten in der Phase Zahlung überwachen, bei denen noch keine Mahndokumente erzeugt wurden. Dabei können Mahnungen nicht nur verändert, sondern auch neu erzeugt und entfernt werden. Eine derartige Aktualisierung findet für Fahrten, die sich im Status orange befinden, in regelmäßigen Abständen automatisiert statt, für die im Status rot allerdings nur über diesen Weg. |
Mahnungsvorlage bearbeiten |
| es muss eine Mahnung ausgewählt sein und der Bearbeitungsmodus ist momentan inaktiv | Reduziert die Tabellenansicht auf die ausgewählte Zeile und blendet darunter den Vorlageneditor ein. Dies ist der Bearbeitungsmodus. |
Bearbeitung beenden |
| der Bearbeitungsmodus ist momentan aktiv | Der Vorlageneditor wird wieder ausgeblendet und die Tabelle wieder mit all ihren Zeilen dargestellt. Der Bearbeitungsmodus ist damit beendet. |
Spalten
Die Mahnungstabelle hat folgende Spalten:
Name | Beschreibung |
|---|---|
Name | Enthält den Namen der Mahnungskonfiguration. |
Anzahl Mahnstufen | Enthält die maximale Anzahl an Mahnstufen, die in dieser Mahnungskonfiguration konfiguriert werden können. Achtung: Es ist nicht garantiert, dass auch alle diese Stufen konfiguriert sind. Klicken Sie im Zweifel auf "Mahnungsvorlage bearbeiten" und überprüfen Sie die Anzahl konfigurierter Stufen im Vorlageneditor. Beachten Sie auch, dass Sie, falls Sie Mahnungen in mehreren Sprachen verschicken, dies für jede Sprache überprüfen müssen. |
Rechnungstemplates | Enthält eine Auflistung aller Rechnungstemplates, denen diese Mahnungskonfiguration zugeordnet ist. Das heißt nur unbezahlte Rechnungen, die zuvor mit einer der hier aufgelisteten Rechnungsvorlagen erstellt wurden, werden mit den Vorlagen aus dieser Mahnungskonfiguration abgemahnt. Rechnungen, die mit einer Rechnungsvorlage erstellt wurden, die keiner Mahnungskonfiguration zugewiesen wurde, werden gar nicht abgemahnt. |
Geschäftsfeld | Enthält optional ein Geschäftsfeld. Ist hier ein Geschäftsfeld ausgewählt, werden nur die Rechnungen mit den Vorlagen aus dieser Mahnungskonfiguration abgemahnt, bei denen neben dem Rechnungstemplate auch das Geschäftsfeld übereinstimmt. Ist hier kein Wert angegeben, werden alle Rechnungen mit den Vorlaegen aus dieser Mahnungskonfiguration abgemahnt, bei denen das Rechnungstemplate übereinstimmt und die nicht über ein explizit gesetztes Geschäftsfeld schon einer anderen Mahnungskonfiguration zugewiesen wurde. Jede Kombination an Geschäftsfeld und Rechnungstemplate darf nur einer Mahnungskonfiguration zugeordnet sein. Die Geschäftsfelder sind kundenindividuell definiert. Üblich ist jedoch die Unterteilung in KTP und NFR. |
Fehlende Konfigurationen
Falls es Mahnungskonfigurationen gibt, bei denen nicht alle Mahnstufen in der Standardsprache konfiguriert sind, werden diese unterhalb der Tabelle aufgelistet, solange der Bearbeitungsmodus nicht aktiv ist. Sie werden zusätzlich, und auch wenn der Bearbeitungsmodus aktiv ist, durch ein Warn-Icon (
) in der Seitennavigation darauf aufmerksam gemacht. Es wird empfohlen, dies gegebenenfalls unverzüglich nachzuholen.
Vorlageneditor
Im Mahnungsvorlageneditor können die Templates für die verschiedenen Mahnstufen der Mahnungskonfiguration bearbeitet und inspiziert werden. Der Vorlageneditor teilt sich in eine linke und eine rechte Hälfte auf, die Sie mittels eines Splitters vergrößern oder verkleinern können. Klicken Sie dazu einfach auf die Trennlinie zwischen den beiden Hälften, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie sie so weit nach links oder rechts, bis die gewünschte Aufteilung erreicht ist.
Vorschau
In der linken Hälfte sehen Sie eine Vorschau der aktuell in Bearbeitung befindlichen Mahnungsvorlage. In dieser können Sie wie gewohnt zoomen, scrollen, sie herunterladen oder ausdrucken.
Formular
Vorlagenauswahl
In der rechten Hälfte können Sie die gewünschte Mahnungsvorlage auswählen und bearbeiten.
Klicken Sie dazu zunächst oben auf die Nummer der Mahnstufe, deren Vorlage Sie bearbeiten möchten.
Wenn für die gewünschte Mahnstufe noch keine Konfiguration existiert, klicken Sie auf den mit "+" beschrifteten Tab, um eine weitere Mahnstufe zu konfigurieren. Dies ist nur möglich, wenn Sie dadurch die in der Mahnungstabelle in der Spalte "Anzahl Mahnstufen" angegebene Höchstanzahl an Mahnstufen für diese Mahnungskonfiguration nicht überschreiten.
Sie können bei allen Mahnstufen über ein durchsuchbares Dropdown-Menü links unter der Mahnstufenauswahl die Sprache auswählen, in der die Mahnung gestellt werden soll. Hier stehen Ihnen alle Sprachen zur Verfügung, für die Sie diese Vorlage bereits konfiguriert haben.
Sollten Sie weitere Sprachen angelegt haben, für die noch keine Konfiguration existiert, befindet sich rechts in derselben Zeile ein Knopf mit der Aufschrift „Neue Sprache konfigurieren“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschte Sprache auswählen können. Außerdem befindet sich unten im Dialog ein Schalter "Werte von Standardsprache übernehmen", wenn für Ihre Standardsprache bereits eine Konfiguration für diese Vorlage vorliegt. Ist dieser aktiv, wenn Sie den Dialog bestätigen, wird die gesamte Vorlage – das heißt, alle Formularfelder – als Kopie der entsprechenden Vorlage in der Standardsprache initialisiert, die Sie dann entsprechend anpassen können. Ansonsten beginnen Sie mit einem leeren Formular, das Sie von Grund auf aufbauen können.
Die Kombination aus Mahnungskonfiguration, Mahnstufe und Sprachenauswahl legt die Vorlage fest. Das heißt, dass Sie die Formularfelder für jede Kombination aus diesen dreien individuell anpassen können.
Allgemeine Bedienung
Bei vielen einzelnen und Gruppen von Formularfeldern können Sie den Inhalt auf den entsprechenden Status der Standardkonfiguration zurücksetzen, indem Sie auf das Rücksetz-Icon (
) klicken. Dieses wird nur angezeigt, wenn der entsprechende Inhalt sich von der Standardkonfiguration unterscheidet.
Außerdem sind einige Formularfelder oder Gruppen davon optional, weshalb sie mit einem Klick auf das beistehende Mülleimer-Icon (
) entfernt werden können. Sind diese Elemente derzeit entfernt, können sie mit einem Klick auf eine entsprechende Schaltfläche wieder hinzugefügt werden. Diese enthält stets ein Plus-Icon (
) und in den meisten Fällen eine Beschreibung dessen, was hier hinzugefügt wird, gefolgt vom Wort "hinzufügen".
Sie können in den Freitextfeldern auch Referenzen auf Datenbankeinträge hinterlegen, die dann beim Generieren des Dokuments automatisch befüllt werden.
So können Sie zum Beispiel Verweise auf das Mahndatum oder den Mahnbetrag einer früheren Mahnstufe hinterlegen.
Um eine solche Referenz zu erstellen, geben Sie an der gewünschten Stelle ein Dollarzeichen ($) ein. Daraufhin öffnet sich ein Dialog mit einem Dropdown-Menü, das alle in dieser Vorlage verfügbaren Optionen auflistet. Wenn Sie die gewählte Option auswählen und mit einem Klick auf den Bestätigungsknopf (
) schließen, wird die Referenz automatisch für Sie ergänzt. Diese hat die Form ${daten.bank.pfad}. Wenn Sie tatsächlich nur ein Dollarzeichen ($) in Ihrem Text haben möchten, schließen Sie den Dialog einfach wieder.
Formularfelder
Mahnungskonditionen
Die Mahnungskonditionen bestehen aus den drei Zahlenfeldern "Zahlungsziel (Tage)", "Mahngebühren (€)" und "Verzugszinsen (%)", sowie den beiden Freitextfeldern "Konto" und "Kostenstelle". Aus dem Zahlungsziel berechnet sich die Mahnfrist, welche in den Fließtext der Mahnung eingebaut wird, ausgehend vom Rechnungsdatum der Mahnung. Hier können entsprechend nur ganze Zahlen eingegeben werden. Die Mahngebühren und Verzugszinsen lassen bis zu zwei Nachkommastellen zu und werden in der tabellarischen Analyse der Gesamtsumme auf der Mahnung gesetzt. Bei beiden werden zwei Nachkommastellen zugelassen. Die Verzugszinsen werden dabei als einmaliger Anteil des ursprünglichen Rechnungsbetrags berechnet, berücksichtigt also weder Teilzahlungen noch Mahngebühren von früheren Mahnstufen. Konto und Kostenstelle haben keine Auswirkungen auf das Mahnungsdokument, sondern dienen als Informationen für die Finanzbuchhaltung. Sie sollten mit den entsprechenden von der Buchhaltung vergebenen Identifikationsnummern des Buchungssatzes versehen werden, wenn Mahngebühren oder Verzugszinsen hinterlegt sind. Ansonsten werden diese Angaben nicht benötigt, da keine weiteren Buchungssätze erzeugt werden. Diese Identifikationsnummern finden Sie in Ihrem Buchhaltungssystem.
Kopfzeile
Die Kopfzeile besteht aus den beiden Freitextfeldern "Titel" und "Untertitel". Diese werden oben links im Dokument platziert. Der Titel erscheint dabei fett und der Untertitel wird in einer eigenen Zeile darunter gesetzt.
Logo
Das Logo besteht ebenfalls aus zwei Elementen: einem Datei-Uploader und einem Eingabefeld für die Breite. Das Resultat wird oben rechts im Dokument platziert. Die Verwendung eines Logos ist optional.
Um eine neue Logo-Datei hochzuladen, ziehen Sie die entsprechende Datei per Drag and Drop auf den Datei-Uploader mit der Aufschrift "Datei hier ablegen" oder klicken Sie auf den Knopf mit der Aufschrift "Durchsuchen" innerhalb der Schaltfläche und wählen Sie die Datei in Ihrer lokalen Ordnerstruktur aus. Es können nur Logos im PNG-Format hochgeladen werden. Eine Vorschau des Logos wird direkt nach dem Upload rechts neben dem Datei-Uploader angezeigt.
Die Logobreite kann im Textfeld unterhalb des Datei-Uploaders eingestellt werden. Geben Sie dazu eine Zahl gefolgt vom Kürzel der entsprechenden Einheit ein. Mögliche Einheiten sind: Millimeter (mm), Zentimeter (cm), Dezimeter (dm) und Zoll (in, '' oder ″). Die Zahl darf Nachkommastellen haben.
Adressdaten
Die Adressdaten bestehen aus den fünf Freitextfeldern "Name", "Straße", "Hausnummer", "PLZ" und "Ort". Diese werden links im Dokument unterhalb der Kopfzeile platziert. Der Name steht dabei in einer eigenen Zeile, die anderen vier Felder werden in der aufgezählten Reihenfolge in einer gemeinsamen Zeile unter dem Namen platziert, wobei ein senkrechter Strich (|) die ersten beiden von den letzten beiden trennt.
Kontaktinformationen
Die Kontaktinformationen bestehen aus den vier Untergruppen "Kontaktblock 1", "Kontakthinweis", "Kontaktblock 2" und "Patientenportal". Die Inhalte werden rechts unterhalb des Logos in der aufgezählten Reihenfolge untereinander platziert. Jeder dieser Blöcke ist optional.
Kontaktblöcke
Die Kontaktblöcke bestehen jeweils aus einer dynamischen Menge von Freitextfeldern. Sie beginnen mit einem Titel, gefolgt von einer beliebigen Anzahl an Feldpaaren. Dabei sind die linken Felder als dynamische Labels für die rechten zu verstehen. So könnten Sie zum Beispiel links "Telefon" und rechts "+49 1234 567890" eingeben. Der Titel sowie jedes Feldpaar werden in einer eigenen Zeile angezeigt. Der Titel sowie die Labels werden im Dokument fett gedruckt, die rechten Feldwerte werden alle so weit eingerückt, dass sie auf der gleichen Breite beginnen.
Kontakthinweis
Der Kontakthinweis ist ein einzelnes Freitextfeld ohne besondere Formatierung.
Patientenportal
Das Patientenportal besteht aus einem Freitextfeld für die URL sowie ein Dropdown-Menü zur Auswahl des Farbschemas. Ist die Gruppe Patientenportal gesetzt, wird auf dem Dokument ein farblich hinterlegtes Feld gesetzt. Dieses enthält den Text " Fragen? Anliegen?
Verwalten Sie diese Rechnung im Patientenportal auf < URL > oder scannen Sie den QR-Code.", solange die Rechnung auf Deutsch erstellt wird und Sie die von uns bereitgestellten Texte unter der Registerkarte Sprachen nicht abgeändert haben. Ansonsten enthält es eine übersetzte bzw. angepasste Version des Textes.
Ist die Gruppe "Patientenportal" gesetzt, ist das Feld "URL" ein Pflichtfeld. Beim Feld Farben gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten: "Standard" (grau hinterlegt, schwarze Schrift) und "Deutsches Rotes Kreuz" (hellblau hinterlegt, dunkelblaue Schrift).
Bank-Informationen
Die Bank-Informationen bestehen aus einem Schalter und drei Freitextfeldern. Diese Informationen werden unterhalb des Haupttexts im Dokument platziert. Ist der Schalter "QR-Code anzeigen" aktiviert, wird ein QR-Code links vom übrigen Text dieses Blocks platziert. Außerdem wird über die anderen Informationen die Textzeile " Überweisung per QR-Code oder Bankverbindung " gesetzt, solange die Rechnung auf Deutsch erstellt wird und Sie die von uns bereitgestellten Texte unter der Registerkarte Sprachen nicht abgeändert haben. Ansonsten wird eine übersetzte bzw. angepasste Version dieser Phrase gesetzt.
Die drei Textfelder "Name", "IBAN" und "BIC" werden in der aufgezählten Reihenfolge untereinander platziert, wobei der Eingabe im Feld "IBAN" der Text "IBAN" und der Eingabe im Feld "BIC" der Text "SWIFT/BIC" vorangestellt wird. Außerdem ist zu beachten, dass die Eingabe im Feld "BIC" immer genau 8 oder 11 Zeichen lang sein oder eine Referenz beinhalten muss.
Erweiterte Konfiguration
Die erweiterte Konfiguration steht bei allen Vorlagen außer der "Standardkonfiguration" zur Verfügung. Sie besteht ähnlich wie die Kontaktblöcke aus einer dynamischen Menge von Paaren von Freitextfeldern. Damit diese Werte Auswirkungen auf Ihr Dokument haben, müssen die Schlüssel mit den für die Vorlage vordefinierten Werten übereinstimmen. Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es nur einen solchen Schlüssel: note_below_total. Dieser ist für die Vorlagen "Papierrechnung" und "Privatrechnung" definiert. Der zugehörige Wert wird auf der Rechnung in einer kleinen Schriftgröße unterhalb des Gesamtbetrags gesetzt.
Mahnungstext
Der Mahnungstext wird nur angezeigt, wenn es sich um eine Custom-Mahnung handelt. Das ist ab Mahnstufe 3 der Fall.
Der Mahnungstext besteht aus den fünf Freitextfeldern "Titel", "Text 1. Block", "Überschrift 2. Block", "Text 2. Block" und "Grußformel". Die Inhalte bilden in diesem Fall den Hauptteil des Mahnungsdokuments, der um die tabellarische Analyse der Gesamtsumme gesetzt wird. Die ersten beiden werden darüber, der Rest darunter gesetzt. "Titel" und "Überschrift 2. Block" werden dabei fett und in einer größeren Schriftgröße gesetzt.
Vorlagenstatus kontrollieren
Ganz unten können Sie die Änderungen Ihrer Vorlage mit drei verschiedenen Schaltflächen verwalten.
Die erste ist beschriftet mit "Speichern" und speichert alle Ihre Änderungen und Anpassungen für diese Vorlage. Durch das Speichern wird auch eine aktualisierte Vorschau auf der linken Seite erzeugt. Die zweite ist beschriftet mit "Vorlage löschen". Dadurch wird die Konfiguration für die ausgewählte Sprache entfernt. Wenn Sie die Vorlage später doch wieder in der entsprechenden Sprache verwenden möchten, müssen Sie sie oben mit "Neue Sprache konfigurieren" erneut konfigurieren.
Der dritte ist beschriftet mit "letzte Mahnstufe löschen" und löscht die letzte Mahnstufe aus der Mahnungskonfiguration für alle Sprachen. Entsprechend wird die Mahnstufe aus der Tabauswahl oben im Vorlageneditor entfernt.