Rechnungsvorlagen
In den Rechnungsvorlagen können die Templates für Rechnungen und Stornos bearbeitet und inspiziert werden. Die Registerkarte teilt sich in zwei Hälften auf, die Sie mittels eines Splitters vergrößern oder verkleinern können. Klicken Sie dazu einfach auf die Trennlinie zwischen den beiden Hälften, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie sie so weit nach links oder rechts, bis die gewünschte Aufteilung erreicht ist.
Vorschau
In der linken Hälfte sehen Sie eine Vorschau der aktuell in Bearbeitung befindlichen Rechnungs- oder Stornovorlage. In dieser können Sie wie gewohnt zoomen, scrollen, sie herunterladen oder ausdrucken.
Formular
Vorlagenauswahl
In der rechten Hälfte können Sie die gewünschte Vorlage auswählen und bearbeiten. Klicken Sie dazu zunächst oben auf den Namen der Vorlage, die Sie bearbeiten möchten. Wenn aus Platzgründen nicht alle Namen vollständig angezeigt werden, fahren Sie mit der Maus über einen Namen, um den vollständigen Namen als Tooltip anzuzeigen.
Anschließend können Sie mit dem Schalter neben dem Schriftzug "Storno bearbeiten" steuern, ob Sie die Vorlage des Stornos oder der eigentlichen Rechnung bearbeiten möchten.
Bei allen Vorlagen außer der Standardkonfiguration können Sie außerdem über ein durchsuchbares Dropdown-Menü direkt rechts vom Storno-Schalter die Sprache auswählen, in der die Rechnung gestellt werden soll. Hier stehen Ihnen alle Sprachen zur Verfügung, für die Sie diese Vorlage bereits konfiguriert haben.
Sollten Sie weitere Sprachen angelegt haben, für die noch keine Konfiguration existiert, befindet sich rechts in derselben Zeile ein Knopf mit der Aufschrift „Neue Sprache konfigurieren“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschte Sprache auswählen können. Außerdem befindet sich unten im Dialog ein Schalter "Werte von Standardsprache übernehmen", wenn für Ihre Standardsprache bereits eine Konfiguration für diese Vorlage vorliegt. Ist dieser aktiv, wenn Sie den Dialog bestätigen, wird die gesamte Vorlage – das heißt, alle Formularfelder – als Kopie der entsprechenden Vorlage in der Standardsprache initialisiert, die Sie dann entsprechend anpassen können. Ansonsten beginnen Sie mit einem leeren Formular, das Sie von Grund auf aufbauen können.
Ein Ausrufzeichen neben dem Vorlagennamen signalisiert, dass die Standardsprache für diese Vorlage noch nicht konfiguriert wurde. Es wird empfohlen, dies unverzüglich nachzuholen.
Die Kombination aus Vorlagenname, Storno-Schalter und Sprachenauswahl legt die Vorlage fest. Das heißt, dass Sie die Formularfelder für jede Kombination aus diesen dreien individuell anpassen können.
Allgemeine Bedienung
Bei vielen einzelnen und Gruppen von Formularfeldern können Sie den Inhalt auf den entsprechenden Status der Standardkonfiguration zurücksetzen, indem Sie auf das Rücksetz-Icon (
) klicken. Dieses wird nur angezeigt, wenn der entsprechende Inhalt sich von der Standardkonfiguration unterscheidet.
Außerdem sind einige Formularfelder oder Gruppen davon optional, weshalb sie mit einem Klick auf das beistehende Mülleimer-Icon (
) entfernt werden können. Sind diese Elemente derzeit entfernt, können sie mit einem Klick auf eine entsprechende Schaltfläche wieder hinzugefügt werden. Diese enthält stets ein Plus-Icon (
) und in den meisten Fällen eine Beschreibung dessen, was hier hinzugefügt wird, gefolgt vom Wort "hinzufügen".
Sie können in den Freitextfeldern auch Referenzen auf Datenbankeinträge hinterlegen, die dann beim Generieren des Dokuments automatisch befüllt werden.
So können Sie zum Beispiel Verweise auf die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum hinterlegen.
Um eine solche Referenz zu erstellen, geben Sie an der gewünschten Stelle ein Dollarzeichen ($) ein. Daraufhin öffnet sich ein Dialog mit einem Dropdown-Menü, das alle in dieser Vorlage verfügbaren Optionen auflistet. Wenn Sie die gewählte Option auswählen und mit einem Klick auf den Bestätigungsknopf (
) schließen, wird die Referenz automatisch für Sie ergänzt. Diese hat die Form ${daten.bank.pfad}. Wenn Sie tatsächlich nur ein Dollarzeichen ($) in Ihrem Text haben möchten, schließen Sie den Dialog einfach wieder.
Formularfelder
Kopfzeile
Die Kopfzeile besteht aus den beiden Freitextfeldern "Titel" und "Untertitel". Diese werden oben links im Dokument platziert. Der Titel erscheint dabei fett und der Untertitel wird in einer eigenen Zeile darunter gesetzt.
Logo
Das Logo besteht ebenfalls aus zwei Elementen: einem Datei-Uploader und einem Eingabefeld für die Breite. Das Resultat wird oben rechts im Dokument platziert. Die Verwendung eines Logos ist optional.
Um eine neue Logo-Datei hochzuladen, ziehen Sie die entsprechende Datei per Drag and Drop auf den Datei-Uploader mit der Aufschrift "Datei hier ablegen" oder klicken Sie auf den Knopf mit der Aufschrift "Durchsuchen" innerhalb der Schaltfläche und wählen Sie die Datei in Ihrer lokalen Ordnerstruktur aus. Es können nur Logos im PNG-Format hochgeladen werden. Eine Vorschau des Logos wird direkt nach dem Upload rechts neben dem Datei-Uploader angezeigt.
Die Logobreite kann im Textfeld unterhalb des Datei-Uploaders eingestellt werden. Geben Sie dazu eine Zahl gefolgt vom Kürzel der entsprechenden Einheit ein. Mögliche Einheiten sind: Millimeter (mm), Zentimeter (cm), Dezimeter (dm) und Zoll (in, '' oder ″). Die Zahl darf Nachkommastellen haben.
Adressdaten
Die Adressdaten bestehen aus den fünf Freitextfeldern "Name", "Straße", "Hausnummer", "PLZ" und "Ort". Diese werden links im Dokument unterhalb der Kopfzeile platziert. Der Name steht dabei in einer eigenen Zeile, die anderen vier Felder werden in der aufgezählten Reihenfolge in einer gemeinsamen Zeile unter dem Namen platziert, wobei ein senkrechter Strich (|) die ersten beiden von den letzten beiden trennt.
Kontaktinformationen
Die Kontaktinformationen bestehen aus den vier Untergruppen "Kontaktblock 1", "Kontakthinweis", "Kontaktblock 2" und "Patientenportal". Die Inhalte werden rechts unterhalb des Logos in der aufgezählten Reihenfolge untereinander platziert. Jeder dieser Blöcke ist optional.
Kontaktblöcke
Die Kontaktblöcke bestehen jeweils aus einer dynamischen Menge von Freitextfeldern. Sie beginnen mit einem Titel, gefolgt von einer beliebigen Anzahl an Feldpaaren. Dabei sind die linken Felder als dynamische Labels für die rechten zu verstehen. So könnten Sie zum Beispiel links "Telefon" und rechts "+49 1234 567890" eingeben. Der Titel sowie jedes Feldpaar werden in einer eigenen Zeile angezeigt. Der Titel sowie die Labels werden im Dokument fett gedruckt, die rechten Feldwerte werden alle so weit eingerückt, dass sie auf der gleichen Breite beginnen.
Kontakthinweis
Der Kontakthinweis ist ein einzelnes Freitextfeld ohne besondere Formatierung.
Patientenportal
Das Patientenportal besteht aus einem Freitextfeld für die URL sowie ein Dropdown-Menü zur Auswahl des Farbschemas. Ist die Gruppe Patientenportal gesetzt, wird auf dem Dokument ein farblich hinterlegtes Feld gesetzt. Dieses enthält den Text " Fragen? Anliegen?
Verwalten Sie diese Rechnung im Patientenportal auf < URL > oder scannen Sie den QR-Code.", solange die Rechnung auf Deutsch erstellt wird und Sie die von uns bereitgestellten Texte unter der Registerkarte Sprachen nicht abgeändert haben. Ansonsten enthält es eine übersetzte bzw. angepasste Version des Textes.
Ist die Gruppe "Patientenportal" gesetzt, ist das Feld "URL" ein Pflichtfeld. Beim Feld Farben gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten: "Standard" (grau hinterlegt, schwarze Schrift) und "Deutsches Rotes Kreuz" (hellblau hinterlegt, dunkelblaue Schrift).
Bank-Informationen
Die Bank-Informationen bestehen aus einem Schalter und drei Freitextfeldern. Diese Informationen werden unterhalb des Haupttexts im Dokument platziert. Ist der Schalter "QR-Code anzeigen" aktiviert, wird ein QR-Code links vom übrigen Text dieses Blocks platziert. Außerdem wird über die anderen Informationen die Textzeile " Überweisung per QR-Code oder Bankverbindung " gesetzt, solange die Rechnung auf Deutsch erstellt wird und Sie die von uns bereitgestellten Texte unter der Registerkarte Sprachen nicht abgeändert haben. Ansonsten wird eine übersetzte bzw. angepasste Version dieser Phrase gesetzt.
Die drei Textfelder "Name", "IBAN" und "BIC" werden in der aufgezählten Reihenfolge untereinander platziert, wobei der Eingabe im Feld "IBAN" der Text "IBAN" und der Eingabe im Feld "BIC" der Text "SWIFT/BIC" vorangestellt wird. Außerdem ist zu beachten, dass die Eingabe im Feld "BIC" immer genau 8 oder 11 Zeichen lang sein oder eine Referenz beinhalten muss.
Fußzeile
Die Fußzeile besteht aus einer dynamischen Menge von Freitextfeldern. Diese werden ganz unten im Dokument gesetzt. Die Texte werden in Spalten arrangiert, wobei jedes Feld innerhalb seiner Spalte eine eigene Zeile bekommt. Sowohl die Anzahl der Spalten als auch die Anzahl der Felder in jeder Spalte können dynamisch und frei gesteuert werden. Die Feldinhalte werden auf dem Dokument in der gleichen relativen Anordnung gesetzt, wie die entsprechenden Felder im Formular positioniert sind.
Erweiterte Konfiguration
Die erweiterte Konfiguration steht bei allen Vorlagen außer der "Standardkonfiguration" zur Verfügung. Sie besteht ähnlich wie die Kontaktblöcke aus einer dynamischen Menge von Paaren von Freitextfeldern. Damit diese Werte Auswirkungen auf Ihr Dokument haben, müssen die Schlüssel mit den für die Vorlage vordefinierten Werten übereinstimmen. Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es nur einen solchen Schlüssel: note_below_total. Dieser ist für die Vorlagen "Papierrechnung" und "Privatrechnung" definiert. Der zugehörige Wert wird auf der Rechnung in einer kleinen Schriftgröße unterhalb des Gesamtbetrags gesetzt.
Vorlagenstatus kontrollieren
Ganz unten können Sie die Änderungen Ihrer Vorlage mit zwei verschiedenen Schaltflächen verwalten.
Die erste ist beschriftet mit "Speichern" und speichert alle Ihre Änderungen und Anpassungen für diese Vorlage. Durch das Speichern wird auch eine aktualisierte Vorschau auf der linken Seite erzeugt. Die zweite ist beschriftet mit "Vorlage löschen". Dadurch wird die Konfiguration für die ausgewählte Sprache entfernt. Wenn Sie die Vorlage später doch wieder in der entsprechenden Sprache verwenden möchten, müssen Sie sie oben mit "Neue Sprache konfigurieren" erneut konfigurieren.
Das Löschen der Standardkonfiguration ist nicht möglich. Entsprechend wird die Schaltfläche dort nicht angezeigt.